Mikor ne automatizálj

1. Ha ritkán fut

A leggyakoribb eset. Egy folyamat havonta kétszer fut, tíz percig tart, és valaki fél napot szánna rá, hogy gépre bízza.

Számold ki: húsz perc havonta négy óra fejlesztéssel szemben. A megtérülés több mint egy év — miközben a folyamat maga fél éven belül úgyis megváltozik, és akkor újra kell csinálni.

A határ nagyjából ott van, ahol a feladat hetente többször előjön, vagy ahol egyszerre sok tételt érint. Az alkalmi dolgokat hagyd békén.

2. Ha még nem tudod, hogyan kell jól csinálni

Az automatizálás rögzíti a folyamatot. Ha a folyamat még nem forrott ki, akkor a rosszat rögzíted, csak gyorsabban fog futni.

Ez a leggyakoribb hiba az új dolgoknál: valaki elindít egy szolgáltatást, és rögtön rendszert épít köré. Aztán három hónap múlva kiderül, hogy egészen máshogy kellene — és a rendszer nem segít, hanem akadályoz, mert már ahhoz igazodik, ami nem működött.

Előbb csináld kézzel, tízszer. Ha a tizedik ugyanúgy megy, mint a kilencedik, akkor van mit gépre bízni.

3. Ha a hiba drága vagy nem látszik

Az automata folyamat akkor veszélyes, ha elromlik, és nem szól. Nem az a baj, ha egy rendszer hibázik — az a baj, ha csendben hibázik hetekig, és a végén az ügyfél veszi észre.

Amit ilyenkor kérdezni kell, mielőtt bármit megépítenél:

• Honnan fogom megtudni, ha nem futott le?
• Mi történik, ha rossz adattal fut le?
• Ki veszi észre — én, vagy az ügyfél?

Ha ezekre nincs válasz, akkor a kézi munka a biztonságosabb: a kézi hiba legalább zajt csap. A saját rendszereimnél ezt szabállyá tettem — ami nem tud jelezni, hogy elakadt, azt nem indítjuk el.

4. Ha az a rész, amit el akarsz venni, maga a szolgáltatás

Van, aminél a személyes jelenlét nem költség, hanem a termék. A tanácsadói beszélgetés, a személyre szóló ajánlat indoklása, a nehéz telefon — ezek a munkád értékének a nagy része.

Az AI ezekben tud előkészíteni (összefoglaló, vázlat, háttéranyag), de ha magát a mondatot mondja ki helyetted, azzal nem időt spórolsz, hanem a szolgáltatásod lényegét adod fel. Az ügyfél ezt előbb veszi észre, mint gondolnád.

A határ egyszerű: ami előkészület, mehet gépre. Ami maga a találkozás, nem.

5. Ha nincs, aki karbantartsa

Minden automata folyamatnak van gazdája — ha nincs kijelölve, akkor is van, csak nem tud róla. Az eszközök változnak, a jelszavak lejárnak, egy frissítés elmozdít valamit, és a rendszer megáll.

Mielőtt megépítesz valamit, tedd fel a kérdést: fél év múlva, ha elromlik, ki nyúl hozzá? Ha a válasz „hát, valaki", akkor egyszerűbb megoldás kell, olyan, amit te magad is meg tudsz javítani.

Ez nem a bonyolultság ellen szól. Amellett szól, hogy a rendszer mérete illeszkedjen ahhoz, aki élni fog vele.